Một số tình huống ứng dụng hàm IFERROR trong Excel

 IFERROR là hàm xét lỗi và được sử dụng nhiều trong các bảng tính để thay thế giá trị lỗi hoặc lồng ghép công thức.

Cấu trúc hàm gồm 2 tham số: =IFERROR(value,value_if_error)

=> Nếu tham số đầu tiên trả về là kết quả lỗi thì hàm IFERROR sẽ lấy sang tham số thứ 2. Trong đó giá trị lỗi có thể là 

- #N/A: Lỗi không tìm thấy khi dùng các hàm như VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH, LOOKUP,...

- #DIV/0!: Lỗi chia một số cho 0

- #VALUE!: Lỗi sai kiểu giá trị, thường gặp khi thực hiện các phép tính sử dụng sai kiểu (Text*Number) hoặc lệch tọa độ giữa các vùng hoặc dùng hàm FIND, SEARCH không có ký tự thỏa mãn,...

- #NAME?: Khi người dùng gõ sai tên hàm hoặc tên Define hoặc tọa độ cột dòng

- #REF!: Sai tham chiếu, chủ yếu gặp trong các hàm tìm kiếm lấy cột trả về sai hoặc trỏ sai tên sheet

- #NULL, #NUM: Ít gặp, chủ yếu trong trường hợp sai tính toán về mặt con số

Trường hợp 1: Tham số thứ 2 value_if_error là 1 giá trị cố định

Đây là trường hợp phố biến nhất khi ứng dụng hàm IFERROR. Ví dụ: Dùng hàm VLOOKUP để tìm kiếm và lấy thông tin bên Sheet1. Khi không tìm thấy thì kết quả sẽ trả về là #N/A và người dùng muốn thay thế #N/A

- Nếu để trống khi lỗi thì công thức là: =IFERROR(VLOOKUP(A1,Sheet1!A:Z,2,0),"")

- Trả về giá trị nào đó khi lỗi thì công thức là: 

=IFERROR(VLOOKUP(A1,Sheet1!A:Z,2,0),"Kiểm tra lại mã hoặc không có giá trị thỏa mãn"

Trường hợp 2: Tham số thứ 2 value_if_error là 1 biểu thức hoặc công thức tính toán

Trường hợp này sử dụng khi công thức đầu lỗi sau đó sẽ thay thế bằng công thức khác. Ví dụ: Hàm VLOOKUP tìm kiếm và lấy thông tin bên Sheet1. Nếu không tìm thấy ở Sheet1 thì tìm kiếm ở Sheet2

=IFERROR(VLOOKUP(A1,Sheet1!A:Z,2,0),VLOOKUP(A1,Sheet2!A:Z,2,0))

Nếu vẫn không tìm thấy và cần tìm kiếm ở sheet tiếp theo (ví dụ Sheet3) thì:

=IFERROR(IFERROR(VLOOKUP(A1,Sheet1!A:Z,2,0),VLOOKUP(A1,Sheet2!A:Z,2,0)),VLOOKUP(A1,Sheet3!A:Z,2,0))

Trong nhiều tình huống không nên lạm dụng hàm IFERROR ngay từ đầu trong mọi công thức. Vì khi công thức trả về lỗi thì người dùng cần kiểm tra lại công thức hoặc kiểm tra lại dữ liệu để tìm và xử lý vấn đề. Sau khi kiểm tra và xử lý thì mới sử dụng hàm IFERROR cho các tình huống chắc chắn lỗi.

Ngoài ra trong Excel hỗ trợ thêm hàm IFNA với cách sử dụng như IFEROR. Nhưng điểm khác biệt là:

- Hàm IFNA chỉ xét với lỗi #N/A

- Hàm IFERROR xét với tất cả các lỗi trong đó có cả lỗi #N/A

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Một số lỗi sai hay gặp khi thực hiện so sánh trong công thức Excel

 Trong thực tế lập công thức Excel thì đa số các công thức đó đều kèm theo các điều kiện tính toán, điều kiện logic, khi đó nếu người dùng thực hiện phép so sánh sai thì sẽ dẫn đến công thức lỗi hoặc kết quả công thức trả về sai. Bài viết chia sẻ một số lỗi hay gặp khi thực hiện các phép tính so sánh trong Excel

Trường hợp 1: Sai dấu so sánh

Lỗi này xảy ra do người dùng gõ lộn thứ tự như: Lớn hơn hoặc bằng (>=) thì lại viết là =>, nhỏ hơn hoặc bằng (<=) thì lại viết là =<, khác (<>) thì lại gõ thành >< hoặc #

Trường hợp 2: So sánh 2 đầu

Vi dụ: Từ 1 đến 10 thì trong công thức viết là: 1<=A1<10

Trường hợp này hay gặp với những người mới tiệp cận Excel hoặc chưa dùng nhiều đến công thức xét điều kiện nên tư duy vận dụng như toán học lúc hồi nhỏ được học. Trong trường hợp này thì phải thay thế bằng hàm AND. Cấu trúc: AND(A1>=1,A1<10)

Trường hợp 3: So sánh sai kiểu giá trị

Lỗi này thường là do người dùng không nhập đúng kiểu giá trị trong dữ liệu hoặc giá trị so sánh không đúng kiểu. Ví dụ như:

- Tài khoản kế toán là text, được nhập liệu định khoản là text nhưng khi đưa vào so sánh thì giá trị tài khoản không được đặt trong nháy kép. Sai: A1=111, Đúng: A1="111"

- Giá trị văn bản không đưa vào nháy kép. Sai: A1=Nữ, Đúng: A1="Nữ"

- So sánh giá trị số (number) đưa vào nháy kép. Sai: A1>"10", Đúng: A1>10

- So sánh giá trị ngày tháng (kiểu date). Sai: A1<=31/12/2022, Đúng: A1<=DATE(2022,12,31)

Trong trường hợp này người dùng nên dùng hàm ISTEXT để kiểm tra kiểu giá trị của dữ liệu. Nếu trả về TRUE thì dữ liệu kiểu TEXT và FALSE thì không phải kiểu TEXT. Từ đó đưa dấu vào công thức hoặc convert lại dữ liệu để đảm bảo mức độ chuẩn xác nhất

Ví dụ như hình ảnh: Dữ liệu ngày tháng nhưng kết quả kiểm tra là Text

- Hướng dẫn convert ngày tháng dạng text sang dạng Date chuẩn: TẠI ĐÂY

- Hướng dẫn Convert con số dạng text sang dạng Number chuẩn: TẠI ĐÂY

- Hướng dẫn chuyển con số sang dạng Text: TẠI ĐÂY

- Hướng dẫn chuyển ngày tháng sang dạng text: TẠI ĐÂY

Trường hợp 4: So sánh sai trong hàm SUMIF, SUMIFS, COUNTIF, COUNTIFS, AVERAGEIF, AVERAGEIFS, MAXIFS, MINIFS

Các dấu so sánh trong các hàm này phải được đặt trong dâu nháy kép, nếu người dùng ko đặt trong dấu nháy kép thì công thức sẽ báo lỗi.

Vi dụ: Sai: =SUMIFS(C:C,B:B,>10), Đúng: =SUMIFS(C:C,B:B,">10")

Trường hợp 5: Điền thiếu tham số hàm IF

Khi hàm IF điền thiếu tham số Value_if_true hoặc value_if_false thì mặc định sẽ trả về giá trị TRUE hoặc FALSE. Kết quả công thức trả về là sẽ có dòng trả về kết quả  bình thường, có dòng trả về TRUE hoặc FALSE

Trường hợp này người dùng cần kiểm tra lại từng hàm IF bên trong, hoặc ngắt khối công thức để dễ kiểm tra hơn.

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Chia sẻ công thức Excel xét đến các trường hợp dữ liệu trống

 Trong Excel, khi lập công thức cần xét theo điều kiện dữ liệu trống, hoặc chính dữ liệu trống có ý nghĩa trong thống kê

MỘT SỐ TÌNH HUỐNG PHỔ BIẾN KHI LÀM CÔNG THỨC XÉT DŨ LIỆU TRỐNG

Trường hợp 1: So sánh với ô trống khi dùng hàm IF hoặc công thức mảng

Sử dụng: 2 dấu nháy kép cạnh nhau

- Trong hàm IF: =IF(A1="",.... hoặc IF(A1<>"")

- Trong công thức mảng: A1:A10="" hoặc A1:A10<>""

Ví dụ: =SUMPRODUCT(B1:B10*(A1:A10<>""))

Trường hợp 2: So sánh trong các hàm thống kê nhiều điều kiện như SUMIF, SUMIFS, COUNTIF, COUNTIFS, AVERAGEIF, AVERAGEIFS, MAXIFS, MINIFS

- Tính tổng số tiền những ô có cột A trống

=SUMIFS(D:D,A:A,"=")

- Tính tổng số tiền những ô có cột A không trống

=SUMIFS(D:D,A:A,"<>")

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

So sánh hàm IF và IFS trong Excel

 Từ phiên bản Office 2019 trở lên, Microsofts bổ sung hàm IFS cho Excel. Bài viết này sẽ chia sẻ điểm khác biệt và cách sử dụng hàm IFS và hàm IF trong Excel

1. Xét về cấu trúc

Cấu trúc hàm IF: =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Và cấu trúc hàm IFS: =IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2], [logical_test3, value_if_true3],…)

=> Hàm IFS chỉ xét điều kiện nếu là TRUE thì lấy ra kết quả, còn hàm IF thì xét điều kiện nếu là TRUE thì lấy ra kết quả là gì và nếu là FALSE thì lấy ra kết quả là gì

Ví dụ tình huống: Nếu điểm thi Test từ 5 trở lên thì PASS, còn lại là FAIL thì

- Với hàm IF: =IF(A1>=5,"PASS","FAIL")

- Với hàm IFS: =IFS(A1>=5,"PASS",A1<5,"FAIL")

2. Xét khi lồng ghép nhiều điều kiện

Với hàm IF khi lồng ghép thì có 2 kiểu phổ biến

- Kiểu 1: Lồng ghép ở tham số value_if_true

=IF(logical_test1,IF(logical_test2,IF(logical_test3,...)

Kiểu này tương đương với IF kết hợp với AND

=IF(AND(logical_test1,logical_test2,logical_test3,...),...)

- Kiểu 2: Lồng ghép ở tham số value_if_false

=IF(logical_test1,value_if_true1,IF(logical_test2,value_if_true2,IF(logical_test3,value_if_true3,...)

Khi chuyển 2 kiểu lồng ghép (ở trên) của hàm IF về hàm IFS thì

- Kiểu 1: IFS kết hợp với AND

=IFS(AND(logical_test1,logical_test2,logical_test3,...),...)

- Kiểu 2: IFS sẽ truyền các tham số theo từng cặp logical_test và value_if_true

=IFS(logical_test1,value_if_true1,logical_test2,value_if_true2, logical_test3,value_if_true3,...)

Ví dụ công thức cho kiểu 2: Xếp loại KPI

Yêu cầu: Nếu KPI>=9 xếp loại A, KPI<9 và >=8 xếp loại B, KPI<8 và >=7 xếp loại C, KPI<7 và >=6 xếp loại D, KPI<6 và >=5 xếp loại E, KPI<5 xếp loại E

Công thức IF:

=IF(B2>=9,"A",IF(B2>=8,"B",IF(B2>=7,"C",IF(B2>=6,"D",IF(B2>=5,"E","F"))))

Công thức IFS:

=IFS(B2>=9,"A",B2>=8,"B",B2>=7,"C",B2>=6,"D",B2>=5,"E",B2<5,"F")

=> Như vậy, khi dùng hàm IFS lồng ghép lấy ra kết quả TRUE thì công thức sẽ ngắn hơn và ít dấu ngoạc hơn (giảm sai xót đóng ngoạc sai)

Ngoài ra, với bài toán ví dụ theo kiểu 2 thì người dùng có thể dùng hàm VLOOKUP, LOOKUP thì công thức sẽ ngắn hơn. Ví dụ hàm LOOKUP: =LOOKUP(B2,{0,5,6,7,8,9},{"F","E","D","C","B","A"})

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Hướng dẫn các phép so sánh khi làm công thức trong Excel

 Trong Excel thì các hàm xét điều kiện và tính toán theo điều kiện thì đều sử dụng các phép toán so sánh logic với các toán tử so sánh: >,>=,=,<,<=,<>. Với các kiểu dữ liệu khác nhau thì các phép so sánh này cũng có sự khác nhau

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC PHÉP SO SÁNH KHI LÀM CÔNG THỨC TRONG EXCEL

So sánh với dữ liệu kiểu chuỗi văn bản Text - Giá trị Text đặt trong dấu nháy kép

A2="SX"

Trong đó: A2 là ô cần so sánh, "SX" là so sánh có bằng SX hay không. Trường hợp giá trị SX được đặt tại 1 ô nào đó (ví dụ B1) thì phép toán so sánh là A2=B1

Ví dụ: =IF(A2="SX",C1,IF(A2="KD",....

So sánh với dữ liệu kiểu số Number - So sánh thẳng với con số đó

A2<10

Trong đó: A2 là ô cần so sánh, 10 là so sánh có nhỏ hơn 10 hay không. Trường hợp giá trị 10 được đặt tại 1 ô nào đó (ví dụ B1) thì phép toán so sánh là A2<B1

Ví dụ: =IF(A2<10,500,IF(A2<20,1000,IF(A2<30,2000,....

So sánh với dữ liệu kiểu ngày tháng Date - Sử dụng thông qua hàm DATE

A2>DATE(2022,3,8)

Trong đó: A2 là ô cần so sánh, DATE(2022,3,8) là ngày 08/03/2022. Trường hợp giá trị ngày 08/03/2022 được đặt tại 1 ô nào đó (ví dụ B1) thì lưu ý khi nhập giá trị ngày tháng vào ô Excel thì cần xem đồng hồ máy tính theo dạng nào dd/mm/yyyy hay mm/dd/yyyy,...

Ví dụ: =IF(A2>DATE(2022,3,8),...

So sánh với dữ liệu kiểu thời gian Time - Sử dụng thông qua hàm TIME

A2<TIME(17,0,0)

Trong đó: A2 là ô cần so sánh, TIME(17,0,0) là 17:00

So sánh với dữ liệu Logic TRUE/FASE - Giá trị TRUE, FALSE được gõ thẳng

A2=FALSE

So sánh với dữ liệu lỗi - Sử dụng thông qua hàm ERROR.TYPE

ERROR.TYPE(A2)=7

Trong đó: A2 là ô chứa giá trị lỗi, thì giá trị hàm ERROR.TYPE trả về gồm có:

- 1 là lỗi #NULL!

- 2 là lỗi #DIV/0!

- 3 là lỗi #VALUE!

- 4 là lỗi #REF!

- 5 là lỗi #NAME?

- 6 là lỗi #NUM!

- 7 là lỗi #N/A

- 8 là lỗi #GETTING_DATA

- 12 là lỗi #UNKNOWN!

- 19 là lỗi #EXTERNAL!

So sánh khi dùng với hàm thống kê có điều kiện SUMIF, COUNTIF, SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGEIF, AVERAGEIFS, MAXIFS, MINIFS - các dấu so sánh được đặt trong nháy kép

Ví dụ: SUMIF(A:A,">=" & DATE(2022,1,1),B:B)

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

NHÓM HÀM LOGIC TRONG EXCEL (PHẦN 4) - HÀM IFNA, IFS

Excel ở các bản mới được bổ sung thêm các hàm logic giúp công thức ngắn gọn và giảm lồng ghép hơn

HÀM IFNA - Chỉ có từ Office 2013 trở lên

*** Cấu trúc hàm IFNA: =IFNA(value,value_if_na)

*** Cách dùng hàm IFNA: Hàm IFNA hoạt động tương tự như hàm IFERROR. Tuy nhiên hàm IFNA chỉ áp dụng với lỗi #N/A. Cụ thể, khi làm công thức sẽ có các lỗi kết quả gồm: #N/A, #VALUE!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, #REF, #NULL thì hàm IFERROR áp dụng với tất cả các lỗi này, còn hàm IFNA chỉ áp dụng với lỗi kết quả là #N/A. Do vậy, IFNA dùng kết hợp chủ yếu với các hàm tìm kiếm như: VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH, XLOOKUP

*** Ví dụ: =IFNA(VLOOKUP(A1,DATA!A:C,3,0),"Không tìm thấy")

Hàm IFS - Có từ Office 2019 trở lên

*** Cấu trúc hàm IFS: =IFS(logical_test1,value_if_true1,[logical_test2,value_if_true2],...

*** Cách dùng hàm IFS: Hàm IFS xét lần lượt các biểu thức logic (logical_test) từ trái sang phải, biểu thức logic nào trả về TRUE thì sẽ nhận value_if_true. Hàm IFS được phép sử dụng tối đa 127 điều kiện

*** Ví dụ hàm IFS: xét học lực

 =IFS(A1<3.5,"Kém",A1<5,"Yếu",A1<7,"Trung bình",A1<8,"Khá",A1<9,"Giỏi",A1<=10,"Xuất sắc")

Nếu dùng theo hàm IF thông thường thì sẽ có khoảng 5 hàm IF lồng nhau và tương đương với đóng mở ngoạc nhiều và dễ nhầm lẫn hơn. Ngoài ra bái toán này có thể thay thế bằng cách dùng Vlookup, Lookup

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

NHÓM HÀM LOGIC TRONG EXCEL (PHẦN 3) - CÁC HÀM XỬ LÝ BẪY LỖI

 Trong phần 1 và phần 2 về nhóm hàm logic trong excel có nói đến hàm IF và các hàm trả về kết quả là TRUE, FALSE. Trong phần này sẽ chia sẻ tiếp về kiến thức hàm LOGIC với tiền tố IF... 

Hàm IFERROR

   *** Cấu trúc: =IFERROR(value,value_if_error)

   *** Cách dùng hàm IFERROR: Là hàm Logic rất phổ biến trong xử lý lỗi công thức. Ý nghĩa là: "Nếu lỗi thì lấy". Ví dụ: =IFERROR(VLOOKUP(...),"Không tìm thấy"). Hàm Vlookup đứng 1 mình, nếu không tìm thấy thì sẽ trả về kết quả lỗi là #N/A. Khi đó hàm IFERROR sẽ nhận dạng đây là lỗi và sẽ trả về là vế thứ 2 là "Không tìm thấy". Hàm IFERROR sẽ nhận dạng với tất cả các lỗi công thức của Excel gồm: #N/A, #VALUE!, #NAME?, #REF!, #DIV/0!, #NUM!

   *** Ứng dụng: Hàm IFERROR được dùng rất phổ biến trong việc lập và xử lý công thức.

Hàm IFNA

   *** Cấu trúc: =IFNA(value,value_if_na)

   *** Cách dùng hàm IFNA: Hàm IFNA dùng tương tự như hàm IFERROR nhưng chỉ có tác dụng với lỗi #N/A

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

NHÓM HÀM LOGIC TRONG EXCEL (PHẦN 2) - CÁC HÀM KẾT QUẢ TRUE VÀ FALSE

 Trong phần 1 về nhóm hàm Logic thì có nhắc tới hàm IF được sử dụng phổ biến. Trong phần này sẽ tiếp tục đưa ra các hàm Logic tiếp theo với kết quả của các hàm này trả về là TRUE hoặc FALSE

Hàm AND

   *** Cấu trúc: =AND(logical1,[logical2],...)

   *** Cách dùng hàm AND: Hàm And là một hàm logic với kết quả trả về là TRUE hoặc FALSE. Bên trong hàm AND là các biểu thức logical điều kiện. Hàm AND trả về TRUE khi tất cả các Logical là TRUE, và trả về FALSE khi ít nhất 1 logical trả về là FALSE

   *** Ứng dụng: Hàm AND được ứng dụng nhiều trong lồng ghép bên trong hàm IF, Validation Custom và Conditional Formatting use formula

Hàm OR

   *** Cấu trúc: =OR(logical1,[logical2],...)

   *** Cách dùng hàm OR: Hàm OR là một hàm logic với kết quả trả về là TRUE hoặc FALSE. Bên trong hàm OR là các biểu thức logical điều kiện. Hàm OR trả về TRUE khi ít nhất 1 Logical là TRUE, và trả về FALSE khi tất cả logical trả về là FALSE

   *** Ứng dụng: Hàm OR được ứng dụng nhiều trong lồng ghép bên trong hàm IF, Validation Custom và Conditional Formatting use formula

Hàm NOT

  *** Cấu trúc: =NOT(logical)

  *** Cách dùng hàm NOT: Hàm NOT là một hàm logic trả về kết quả là TRUE hoặc FALSE nhưng lấy giá trị nghịch đảo của logical. Ví dụ: Logical trả về là TRUE thì hàm NOT trả về là FALSE và ngược lại

Hàm EXACT

   *** Cấu trúc: =EXACT(text1,text2)

   *** Cách dùng hàm EXACT: Hàm EXACT là hàm so sánh giữa 2 chuỗi văn bản với nhau nhưng ở cấp độ so sánh tuyệt đối, có phân biệt chữ hoa và chữ thường (mạnh hơn so sánh =). Ví dụ: =EXACT("Excel","excel") thì kết quả trả về là FALSE. Nhưng nếu so sánh ="Excel"="excel" thì kết quả trả về là TRUE

Các hàm tiền tố IS...

Xem chi tiết trong phần Nhóm hàm kiểm tra thông tin 

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Sử dụng hàm Vlookup tìm kiếm tương đối để rút ngắn công thức IF lồng ghép

 Hàm Vlookup tìm kiếm tương đối được ứng dụng rất nhiều trong các bài toán xét điều kiện trong khoảng. Điển hình như:

- Xét học lực, xếp loại học tập

- Xét KPI

- Tính thuế

- Tính thưởng

- Tính phạt

- Tính chiết khấu, giảm giá

....

Các bài toán này đều có đặc điểm chung là đều có khoảng giá trị điều kiện (từ bao nhiêu đến bao nhiêu thì được kết quả là gì). Với dạng bài toán này thì nhiều người hay nghĩ tới phương án dùng hàm IF, nhưng phương án này sẽ gặp phải những hạn chế lớn:

- Nhiều khoảng điều kiện thì sẽ có nhiều hàm IF lồng ghép với nhau, người lập công thức không cẩn thận hoặc không có phương pháp lồng ghép tốt thì sẽ dễ nhầm, sai kết quả, lỗi công thức

- Hàm IF sẽ có giới hạn số lượng cấp lồng (Level If), nhiều bài toán có quá nhiều điều kiện khoảng thì hàm IF sẽ báo lỗi vượt Level

- Phải sắp xếp điều kiện để khối IF lồng ngắn gọn hơn, nếu không sắp xếp điều kiện thì phải hối hợp thêm hàm AND, OR, Not và làm công thức dài hơn.

Để khắc phục những hạn chế này, videos dưới đây sẽ hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP tìm kiếm tương đối với tham số cuối cùng kiểu TRUE hoặc 1. Khi đó chỉ cần dùng 1 hàm VLOOKUP thì sẽ được kết quả tương đương, công thức ngắn gọn hơn rất nhiều.

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Sử dụng hàm Max và Min để rút ngắn công thức hàm IF

 Đối với dữ liệu xét điều kiện là số, thời gian và ngày tháng thì có thể sử dụng hàm Max và Min thay thế cho hàm IF trong một số tình huống như:

- Lấy số lớn nhất: Lấy số tối đa là bao nhiêu. Ví dụ: Tiền thưởng = doanh số * tỷ lệ thưởng nhưng không vượt quá 5 triệu

- Lấy số nhỏ nhất: Số tối thiểu là bao nhiêu. Ví dụ: Lương = Số công * đơn giá lương nhưng không thấp hơn lương cơ bản

- Tính thời gian tăng ca, đi muộn, về sớm,....

Với những tình huống như vậy thì người dùng hay nghĩ đến việc dùng hàm IF. Videos dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm Max, Min để thay thế hàm IF, giúp công thức ngắn gọn hơn.

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

NHÓM HÀM LOGIC TRONG EXCEL (PHẦN 1) - HÀM IF VÀ CÁC BIỂU THỨC SO SÁNH

 NHÓM HÀM LOGIC TRONG EXCEL (PHẦN 1)

Đây là nhóm hàm quan trọng nhất khi xử lý phép tính xét điều kiện (Nếu ... thì....). Hàm này được biết tới nhiều nhất là hàm IF, khi có nhiều điều kiện thì sẽ sử dụng hàm IF lồng nhau và phối hợp với hàm AND, OR

1. Lưu ý khi dùng nhóm hàm này

- Xét điều kiện và kết quả tính toán liên quan tới TRUE, FALSE. Khi đó sẽ phát sinh các phép toán so sánh như: =, >=, <, <=, <> và các có kết quả trả về là TRUE, FALSE như: Nhóm hàm kiểm tra thông tin

- Thường xuyên phải lồng ghép và công thức thường là dài khi có nhiều điều kiện đưa vào công thức

2. Hàm IF

- Cấu trúc hàm IF: =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Dịch ra tiếng việt cấu trúc hàm IF: =IF(bieu_thuc_logic,gia_tri_dung,gia_tri_sai). Trong đó

+ logical_test (bieu_thuc_logic): là 1 biểu thức hoặc 1 công thức mà kết quả trả về là TRUE hoặc FALSE

+ value_if_true (gia_tri_dung): Nếu logical_test trả về là TRUE thì sẽ nhận giá trị value_if_true

+ value_if_false (gia_tri_sai): Nếu logical_test trả về là FALSE thì sẽ nhận giá trị value_if_false

- Một số tình huống ví dụ đơn giản khi dùng hàm IF:

+ Tình huống 1: Hàm IF chỉ xét 1 điều kiện. Đa số áp dụng trong các tình huống rất đơn giản như hình ảnh

+ Tình huống 2: Hàm IF lồng ghép ở tham số value_if_true. Cấu trúc như sau:

=IF(logical_test1,IF(logical_test2,value_if_true2,value_if_false2),value_if_false1)

=> Như vậy cả khối IF(logical_test2,value_if_true2,value_if_false2) sẽ thay thế cho value_if_true1

+ Tình huống 3: Hàm IF lồng ghép ở tham số value_if_false. Cấu trúc như sau:

=IF(logical_test1,value_if_true1,IF(logical_test2,value_if_true2,value_if_false2))

=> Như vậy cả khối IF(logical_test2,value_if_true2,value_if_false2) sẽ thay thế cho value_if_false1

Qua 2 tình huống 1 và tình huống 2 về cấu trúc hàm IF lồng ghép thì chúng ta có thể hiểu được trong thực tế tại sao lại sinh ra công thức lồng ghép rất nhiều hàm IF. Nguyên nhân chính là trong thực tế khi tính toán, xử lý số liệu, lập báo cáo thường phải xét nhiều điều kiện.

Note: Hàm IF khi lồng ghép tới 1 mức độ có quá nhiều hàm IF trong 1 công thức mà vượt quá giới hạn lồng ghép thì Excel sẽ báo lỗi. Khi đó, phương pháp xử lý là tách khối IF hoặc dùng hàm tìm kiếm và các thuật toán khác để xử lý tối giải khối IF.

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết