Cách sử dụng và một số lưu ý về khi dùng Sort trong Excel

 Sort là tính năng phổ biến trong Excel được sử dụng để sắp xếp và xử lý dữ liệu. Bài viết này sẽ chia sẻ cách dùng sort ở 1 cột, nhiều cột và những lưu ý quan trọng.

SỬ DỤNG SORT ĐƠN GIẢN THEO NÚT FILTER

Khi người dùng tạo Filter thì tại các ô của dòng tiêu đề bảng dữ liệu sẽ có nút Filter => Khi bấm vào nút này sẽ có 3 lựa chọn gồm: 

- Sort A to Z: Tức sắp xếp bảng dữ liệu theo cột đó theo thứ tự tăng dần hoặc chữ cái Alphabet từ A-Z

- Sort Z to A: Tức sắp xếp bảng dữ liệu theo cột đó theo thứ tự giảm dần hoặc chữ cái Alphabet từ Z-A

- Sort by Color: Nếu cột dữ liệu đó có màu sắc thì sẽ sắp xếp theo màu sắc

SỬ DỤNG SORT SẮP XẾP THEO NHIỀU CỘT

Bôi đen bảng dữ liệu (gồm cả dòng tiêu đề) => Data => Sort 

Trong bảng Sort hiển thị thì người dùng chọn Column cần Sort và kiểu sắp xếp Order cho cột đó => sau đó nhấn Add Level thêm cột sắp xếp và khai báo tương tự

Nguyên tắc sắp xếp nhiều cột: Cột nào khai báo trước thì sắp xếp theo cột đó, nếu trùng thì sẽ sắp xếp theo cột thứ 2.

Ví dụ: Sort cột Tổng cộng được khai báo trước thì sẽ sắp xếp hết theo cột này. Nếu trong bảng dữ liệu có những giá trị tổng cộng bị trùng thì sẽ sắp xếp tiếp các giá trị này theo tiêu chí Vị Trí

NHỮNG LƯU Ý KHI DÙNG SORT

1. Trong bảng dữ liệu không được Merge Cell. 

Nếu có Merge Cell trong dữ liệu thì Sort sẽ báo lỗi

2. Không lấy lại được thứ tự gốc ban đầu khi đã lưu file

Bản chất Sort là sắp xếp lại dòng dữ liệu, tức các dòng dữ liệu bị đổi vị trí dòng khi Sort. Để an toàn thì người dùng nên tạo cột phụ đánh Số thứ tự. Cột Số thứ tự này là dạng giá trị (value - không dùng công thức)

Sau khi người dùng Sort, kiểm tra hoặc sửa lại thông tin và muốn trở lại trật tư ban đầu thì Sort lại theo cột Số thứ tự

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Hướng dẫn sắp xếp bảng dữ liệu theo chức vụ từ cao đến thấp trong Excel

 Trong bảng số liệu thông tin nhân sự thì quản lý càng cao thì càng được ưu tiên xếp lên trên. Tuy nhiên, nếu sắp xếp theo vần Alphabet theo dạng A-Z hoặc Z-A thì sẽ không chính xác

CÁCH SORT BẢNG DỮ LIỆU THEO CHỨC VỤ TỪ CAO ĐẾN THẤP TRONG EXCEL

Cách 1: Đánh chỉ số cho chức vụ

Giả sử trong doanh nghiệp có khoảng vài chục chức vụ thì sẽ đánh chỉ số từ 01 và trong bảng dữ liệu chi tiết chỉ cần Sort A-Z theo cột Chức vụ theo chỉ số này

Trường hợp không muốn hiển thị thoonng tin chỉ số mà chỉ muốn hiển thị tên chức vụ thì tạo cột phụ dùng hàm MID để lấy thông tin chức vụ vế sau chỉ số ra

Công thức: =TRIM(MID(A1,Find("-",A1)+1,99))

Khi đó cột chỉ số chức vụ để phục vụ sắp xếp và cột công thức để phục vụ cho hiển thị, in ấn, mailmerge,...

Cách 2: Sort theo Custom List

Bước 1: Tạo danh sách Custom List

File => Options => Advance => Edit Custom List. Trong cửa sổ hiển thị thì đưa danh sách các chức vụ vào List Entries => Nhấn Add

Bước 2: Thực hiện Sort theo chức vụ

Data => Sort => Bảng Sort hiển thị thì mục Columns chọn cột chức vụ, Order thì chọn Custom List => Và trỏ đén List đã tạo ở Bước 1

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Sử dụng Filter theo các kiểu dữ liệu trong Excel

 Filter là một tính năng được người dùng khai thác rất phổ biến trong trích lọc nhanh dữ liệu. Và tính năng được sử dụng phổ biến nhất là Search trong Filter. Tuy nhiên, Filter sẽ căn cứ vào dữ liệu trong từng cột để xác định loại Filter gồm: Text Filter, Number Filter, Date Filter

Loại Filter kiểu Text

Giả sử dữ liệu cột A là kiểu Text thì bấm vào Filter sẽ hiển thị chức năng Text Filter và các tùy chọn tương ứng

Trong đó:

- Equals...: So sánh bằng đoạn ký tự nào đó

- Does Not Equal...: So sánh khác hoặc không bằng đoạn ký tự

- Begins With...: So sánh theo đoạn ký tự bên tay trái của chuỗi

- Ends With...: So sánh theo đoạn ký tự bên tay phải của chuỗi

- Contains...: So sánh theo đoạn ký tự chứa trong (có thể ở đầu, cuối hoặc ở giữa của chuỗi)

- Does Not Contains...: So sánh không chứa trong đoạn ký tự nào đó

- Custom Filter...: Tùy chọn điều kiện Filter

Đặc biệt, trong Text Filter được phép sử dụng so sánh dạng ký tự đại diện kiểu WildCard với dấu * và ?. Trong đó: * là đại diện ký tự hoặc đoạn ký tự bất kỳ, ? là đại diện cho 1 ký tự

Loại Filter kiểu Date

Loại Filter này áp dụng cho dữ liệu cho cả kiểu Date và kiểu Date Time. Giả sử dữ liệu cột B là kiểu Date thì khi bấm vào tính năng filter sẽ hiển thị chức năng Date Filter và các tùy chọn tương ứng

Trong đó:

- Equals...: Lọc bằng giá trị Date nào đó

- Before..., After..., Between...: Lọc các giá trị Trước ngày, Sau này và trong khoảng Từ ngày Đến ngày

- Tomorow, Today, Yesterday: Lọc các ngày bằng Ngày mai, Ngày hôm nay, Ngày hôm qua

- Next Week, This Week, Last Week: Lọc các ngày trong tuần kế tiếp, tuần này và tuần trước

- Next Month, This Month, Last Month: Lọc các ngày trong tháng kế tiếp, tháng này, tháng trước

- Next Quarter, This Quarter, Last Quarter: Lọc các ngày trong quý kế tiếp, quý này, quý trước

- Next Year, This Year, Last Year: Lọc các ngày trong năm kế tiếp, năm nay và năm trước

- All Date In Period: Gần giống như các tính năng trước đó

- Custom Filter: Tùy chọn điều kiện Filter

Loại Number Filter:

Giả sử cột C là dữ liệu Number thì khi bấm chọn filter sẽ hiển thị chức năng Number Filter và các tùy chọn tương ứng

Trong đó:

- Equals...: Lọc bằng con số nào đó

- Does Not Equal...: Trích lọc theo điều kiện không bằng hoặc khác con số nào đó

- Greater than..., Greater than or Equal to... Less than..., Less than or Equal to..., Between...: Trích lọc theo điều kiện lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng và trong khoảng số

- Top 10..., Above Averange, Below Average: Lấy các giá trị lớn nhất, lấy các giá trị trên trung bình, lấy các giá trị dưới trung bình

- Custom Filter,...: Tùy chọn trích lọc

Loại dữ liệu hỗn độn

Nếu trong 1 cột có từ 2 kiểu dữ liệu trở lên thì Filter cũng chỉ xác định 1 trong 3 loại Filter là Text Filter, Number Filter, Date Filter. 

Trong đó: Kiểu dữ liệu nào là nhiều nhất trong cột đó thì Filter sẽ xác định loại Filter tương ứng.

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Hướng dẫn sắp xếp họ và tên trong Excel theo Alphabet

 Trong nhiều công việc liên quan đến quản lý thông tin liên quan đến họ và tên thì việc sắp xếp danh sách sẽ được ưu tiên sắp xếp theo tên như: Danh sách nhân sự, danh sách học sinh, ...

Bản chất của việc sắp xếp họ tên là sẽ Sort A-Z theo tên trước, nếu trùng tên thì Sort theo Họ và tên lót

CÁC BƯỚC SẮP XẾP HỌ VÀ TÊN TRONG EXCEL THEO ALPHABET

Bước 1: Tách Tên, họ và tên lót thành 2 cột khác nhau (tạo 2 cột phụ)

Công thức tách Tên: =TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(A2," ",REPT(" ",9)),9))

Công thức tách Họ và tên lót: =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(B2)-1)

Bước 2: Thực hiện thao tác Advance Sort theo cột Tên trước và cột Họ và tên lót sau

Bôi đen bảng dữ liệu => Vào thẻ Data chọn Sort => Thực hiện khai báo 2 Level: Tên và Họ và tên lót đều theo Order A to Z

Và kết quả:

Trường hợp yêu cầu Sort theo tên trước, nếu trùng tên thì Sort theo tên đệm, nếu trùng cả tên và đên đệm thì Sort theo họ => Thì cần làm công thức tách tên lót từ cột Họ và tên lót (công thức tương tự như tách tên) => rồi thực hiện Sort theo 3 cấp: Tên => Tên lót => Họ và phần còn lại trong tên

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Một số phím tắt của Filter trong Excel

 Filter là một tính năng được dùng rất phổ biến trong Excel để phục vụ lọc và sắp xếp dữ liệu. Nhưng đa số người dùng sử dụng con chuột để tương tác với Filter. 

Bài viết này sẽ chia sẻ một số phím tắt hữu dụng khi dùng Filter

Phím tắt tạo và tắt Filter: Ctrl+Shift+L

- Bước 1 - Bôi đen: phải bôi đen dòng tiêu đề (Ctrl+Shift+Mũi tên) hoặc bôi đen cả bảng dữ liệu bao gồm cả dòng tiêu đề (Ctrl+A, hoặc Ctrl+Shift +mũi tên sang phải và xuống dưới). Nên thực hiện bôi đen bảng dữ liệu

- Bước 2 - Tạo Filter: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+L

- Để tắt Filter thì nhấn lại Ctrl+Shift+L

Phím tắt hiển thị cửa sổ Filter: Alt+Mũi tên xuống dưới

Tại dòng tiêu đề, muốn filter ở cột nào thì nhấn Alt+Mũi tên xuống dưới thì sẽ hiển thị bảng Filter ở cột đó

Chọn các tính năng trong cửa số Filter: Alt+mũi tên xuống và bấm Chữ cái gạch chân

Khi cửa sổ Filter hiển thị thì từng tính năng sẽ có các chữ cái gạch chân. Để chọn tính năng nào thì chỉ cần bấm trên bàn phím chữ cái gạch chân gợi ý

Search (tìm kiếm) trong Filter: Alt+Mũi tên xuống và nhấn E

Tính năng này chỉ có từ Office 2010 trở lên. Phím tắt để chọn thẳng mục Search là: Nhấn Alt Mũi tên xuống để hiển thị bảng Filter và nhấn chữ E trên bàn phím. Khi đó con trỏ sẽ nhảy thẳng vào mục Search để người dùng gõ tìm kiếm

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Hướng dẫn xử lý lỗi Filter không hết bảng dữ liệu

 Filter và Sort là chức năng được dùng rất phổ biến trong Excel để trích lọc dữ liệu nhanh, sắp xếp dữ liệu, kiểm tra dữ liệu,... hoặc sử dụng luôn để làm báo cáo nhanh. Nhưng trong nhiều tình huống, sử dụng filter thì không lọc được hết bảng dữ liệu 

Ví dụ như hình ảnh: Filter cột mã hàng nhưng chỉ có từ dòng 3 đến dòng 12 được Filter, dòng dưới không được Filter

Nguyên nhân:

- Do ở giữa có dòng trống

- Người dùng thiết lập Filter lúc đầu đến một dòng nào đó, sau nhập thêm dòng phía dưới

Cách xử lý lỗi Filter không hết bảng số liệu:

Cách 1: Tạo lại Filter

   *** Bước 1: Vào Data => Tích hủy Filter

   *** Bước 2: Bôi đen lại vùng dữ liệu từ dòng tiêu đề đến tận dòng cuối cùng => Vào Data => Tạo lại Filter

  *** Bước 3: Thử Filter lại, nếu xuất hiện dòng cuối cùng vẫn không Filter được thì xử lý như sau: Giả sử dòng cuối cùng là dòng 100 thì dòng số 101 nhập 1 giá trị bất kỳ nào đó (có thể nhập dấu space vào) rồi tạo lại Filter như bước 1, 2

Cách 2: Dùng Table

Xem bài viết hướng dẫn Filter trên Table: Xem

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Chia sẻ công thức Excel tự động đánh lại số thứ tự tăng dần khi dùng chức năng Filter

 Tính ứng dụng của việc đánh lại Stt tự động khi dùng Filter trên Excel:

- Bảng nhập liệu filter hiển thị nhanh chóng ra bao nhiêu dòng kết quả được đánh số tăng dần

- Bảng nhập liệu kiêm luôn báo cáo

- Filter trên báo cáo

Tải file excel có công thức mẫu đánh lại số thứ tự khi filter: DOWNLOAD

Công thức 1 - Dùng hàm AGGREGATE - Áp dụng với Excel 2010 trở lên

=AGGREGATE(3,3,$B$3:B3)

Công thức 2 - Dùng hàm SUBTOTAL - Áp dụng với tất cả các phiên bản Excel 

=SUBTOTAL(3,$B$3:B3)

Trong đó: B là cột dữ liệu dùng để tham chiếu đếm khi Filter

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

TEXT FILTER TRONG EXCEL

 TEXT FILTER TRONG EXCEL 

Từ phiên bản Office 2010 trở lên, tính năng Text Filter được phát triển rất mạnh giúp người dùng tùy biến trong trích lọc dữ liệu.

1. Search Box: Giúp người dùng nhập 1 phần văn bản cần tìm kiếm. Khi đó danh sách các trường trong cột sẽ được lọc ra theo văn bản người dùng nhập ở Search Box => Giúp người dùng tìm đến đúng trường thông tin cần filter một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn

2. Text Filter với các chức năng so sánh như: Equal..(Chính xác), Does Not Equal...(không bằng), Begins With...(bắt đầu bởi tiền tố hoặc ký tự), Ends With...(Kết thúc bởi hậu tố hoặc ký tự), Contains...(ký tự bất kỳ chứa trong), Does Not Contains...(không bao gồm ký tự này chứa trong), Custom Filter... (theo tùy chỉnh của người dùng)

Khi khai thác tính năng Filter này sẽ giúp người dùng tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng hơn, hoặc thống kê chi tiết nhanh chỉ bằng vài thao tác

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết