Biểu đồ quản trị sản xuất.
Quản lý thu chi nội bộ doanh nghiệp.
Báo cáo quản trị nhân sự.
Pivot Table là công cụ quan trọng trong lập báo cáo nhanh chỉ bằng phương pháp kéo thả mà gần như không phải dùng công thức. Bài viết gồm 30 videos hướng dẫn chi tiết về sử dụng Pivot cơ bản trong Excel, được chia thành 3 videos (10 thủ thuật/1 video)
10 Thủ thuật cơ bản quan trọng của Pivot Table (Phần 1)
Với những người dùng Pivot Table thì bảng PivotTable Fields được biết đến là bảng hay Panel điều khiển để tạo ra báo cáo tự động với công cụ Pivot - bằng cách dùng con trỏ để kéo thả. Bài viết này sẽ chia sẻ thêm một số tùy chọn để người dùng có thể khai thác thêm.
ẨN/HIỆN BẢNG ĐIỀU KHIỂN PIVOTTABLE FIELDS
Trong một số trường hợp người dùng vô tình tắt đi muốn mở lại thì thao tác như sau:
Cách 1: Click chuột phải vào vùng báo cáo Pivot và chọn Show Field List
Mặc định của Pivot là mỗi lần thực hiện thao tác kéo thả thì màn hình báo cáo bên tay trái sẽ tự động được cập nhập. Trong một số trường hợp người dùng sử dụng khá thành thạo Pivot và lập báo cáo Pivot với nhiều cột dữ liệu, hoặc dữ liệu cho Pivot khá lớn thì việc cập nhật tức thời sẽ gây ra hiện tượng chậm file.
09:52
{Đt Zalo} - 038 696 1334
Slicer và Timeline được hiểu là 1 tính năng filter nhưng được hiển thị thông qua bảng điều khiển, giúp báo cáo chuyên nghiệp hơn.
- Slicer: Dùng được ở cả trong Table, Pivot Table và Pivot Chart. Tuy nhiên, với Table thì chỉ dùng được từ Office 2013 trở lên, với Pivot Table và Pivot Chart thì chỉ dùng được từ Office 2010 trở lên
- Timeline: Dùng trong Pivot Table và Pivot Chart. Tuy nhiên, Timline chỉ có từ Office 2013 trở lên
Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt Zalo} - 038 696 1334
Trong Pivot Table, khi người dùng sửa đổi bên dữ liệu nguồn thì Pivot Table sẽ không cập nhật tự động. Việc sửa đổi này có các trường hợp sau:
- Thêm dòng dữ liệu mới ở bảng nguồn. Ví dụ từ 1000 tăng lên 2000 dòng
- Chèn, sửa, xóa dòng ở bảng nguồn
- Thay đổi nguồn: Làm Pivot với nguồn từ file khác hoặc sheet khác nhưng muốn đổi folder, đổi tên hoặc muốn đổi sang sheet nguồn khác
CẬP NHẬT DỮ LIỆU KHI THÊM DÒNG MỚI
- Với trường hợp dữ liệu là 1 vùng địa chỉ bình thường để làm Pivot Table: A1:E1000. Khi điều chỉnh tăng giảm số dòng thì để cập nhật lại số dòng cho Pivot thì thực hiện thao tác như sau:
Vào Analyze (với Office 2013 trở lên) hoặc Options (với Office 2010, 2007) hoặc Pivotable Analyze (Office 365) rồi chọn Change Data Source => Thực hiện tăng giảm số dòng trong bảng Change Data Source
Vào Analyze (với Office 2013 trở lên) hoặc Options (với Office 2010, 2007) hoặc Pivotable Analyze (Office 365) rồi chọn Refresh All
Vào Analyze (với Office 2013 trở lên) hoặc Options (với Office 2010, 2007) hoặc Pivotable Analyze (Office 365) rồi chọn Change Data Source và trỏ lại vùng dữ liệu mới cho Pivot
Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt Zalo} - 038 696 1334
Pivot Table được sử dụng rất nhiều trong thực tế, với các trường hợp dữ liệu nguồn có thông tin về ngày tháng Date thì nhu cầu lên báo cáo theo ngày, tháng, quý, năm là điều rất cần thiết. Khi đó, việc sử dụng tính năng Group Date trong Pivot Table sẽ giúp báo cáo trở lên đẹp và chuyên nghiệp hơn
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG GROUP DATE TRONG PIVOT TABLE
Trong bảng điều khiển Pivot Table - Pivot field, khi kéo cột dữ liệu ngày tháng - Date vào trong phần Rows hoặc Columns thì Pivot có thể tự tạo nhóm hoặc không tạo nhóm => Để tùy biến kiểu GROUP theo Ngày, Tháng, Quý, Năm thì người dùng chỉ cần click chuột phải để chọn GROUP và thực hiện chọn kiểu Group
Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334
Trong Pivot Table, để tăng tính quản trị khi lập các báo cáo nhanh, Dashboard thì các báo cáo đó thường có phát sinh các cột liên quan đến Tỷ lệ, Tỷ trọng, So sánh,...
HƯỚNG DẪN KHAI THÁC TÙY CHỌN THỐNG KÊ SHOW VALUE AS
Bước 1: Trong bảng điều khiển Pivot Table Fields => Mục Values => Chọn vào mũi tên nhỏ của 1 trường thống kê nào đó và chọn Value Field Settings
Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334
Trong Pivot table, khi kéo thả trường giá trị vào phần Value để ra báo cáo thì mặc định Pivot Table sẽ sử dụng kiểu thống kê tính tổng - SUM, nhưng trong nhiều tình huống thì cột giá trị có những ô trống hoặc dạng text thì Pivot Table sẽ đưa thành COUNT.
Để tùy chọn kiểu hàm thống kê cho Pivot Table thì thực hiện thao tác như sau:
Bước 1: Trong bảng điều khiển Pivot Table Field => Vùng Values => Bấm vào mũi tên nhỏ của 1 Values và chọn Value Field Settings
Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334
Pivot Table và Pivot Chart khi sử dụng Slicer và Timeline để tạo Dashboard sẽ tăng cấp độ chuyên nghiệp của báo cáo
Lưu ý: Chỉ insert được Slicer và Timeline trong các trường hợp sau:
- Slicer chỉ có từ Office 2010 trở lên
- Timeline chỉ có từ Office 2013 trở lên và trong bảng dữ liệu nguồn phải có cột dữ liệu Date
- File excel phải được lưu ở dạng .xlsx, xlsm, xlsb. Trường hợp Excel ở dạng đuôi .xls (excel 97-2003) thì chức năng Slicer và Timeline sẽ bị mờ đi => người dùng phải save as lại file và tắt đi mở lại
CÁC BƯỚC INSERT SLICER VÀ TIMELINE
Bước 1: Tạo Pivot Table hoặc Pivot Chart
- Bôi đen vùng dữ liệu (có dòng tiêu đề) hoặc chọn Table => Vào Insert => Pivot Table
- Thực hiện kéo thả các trường vào Rows, Colums, Values để tạo Pivot
Bước 2: Insert Slicer hoặc Timeline
- Đặt con chuột vào ô bất kỳ trong vùng báo cáo Pivot hoặc Chart
- Trên thanh công cụ Excel chọn Analyze (với Office 2013 trở lên), Options (với Office 2010) => Chọn Slicer hoặc Timline
- Chọn tên trường cần tạo Slicer hoặc Timeline => Nhấn Ok
- Kết quả hiển thị bảng điều khiển cho phép chọn bằng click chuột (tương đương với tính năng Filter nhưng hiển thị chuyên nghiệp hơn)
Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334
Pivot Table là 1 công cụ lập báo cáo phổ biến chỉ bằng phương pháp kéo thả ra báo cáo. Tuy nhiên, khi có nhiều trường thông tin được người dùng đưa vào phần Rows thì mặc định Pivot sẽ tạo ra báo cáo dạng phân cấp và tất cả các trường đưa vào phần Rows đều được Pivot Table đưa vào trong 1 cột - tách dòng. Điều này sẽ khiến báo cáo trở lên dài và trông sẽ hơi rối mắt khi phân thành nhiều cấp. Do đó, người lập báo cáo sẽ có mong muốn tách cột - để chung dòng đối với tất cả các Rows
Videos dưới dây sẽ hướng dẫn chi tiết người dùng những thao tác cơ bản (chỉ bằng click chuột) trong vài giây là có thể tạo ra báo cáo Pivot Table tách cột - chung dòng:
Trường hợp sau khi tách mà xuất hiện báo cáo phân nhóm. Ví dụ: 1 cột cửa hàng và một cột mã nhân viên thì 1 cửa hàng chỉ xuất hiện một lần và cột bên cạnh là danh sách nhân viên tương ứng của cửa hàng đó. Nếu muốn danh sách cửa hàng được lặp lại nhiều lần theo mã nhân viên thì thực hiện như sau:
Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334
NHỮNG LƯU Ý ĐỂ TRÁNH LỖI KHI DÙNG PIVOT TABLE
Pivot Table và Pivot Chart trong Excel là công cụ giúp người dùng lập báo cáo rất nhanh và hiệu quả mà chỉ bằng vài click chuột. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác, hạn chế sai xót, lỗi khi dùng Pivot Table thì người dùng cần lưu ý những điểm sau:
Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334