05 thủ thuật hay và đơn giản trong thiết kế biểu mẫu chuyên nghiệp trong Excel

Khi sử dụng Excel để thiết kế các biểu mẫu thì có thể khai thác được những tính năng như công thức (để lấy thông tin từ nơi khác sang), tính toán dễ dàng hơn, kẻ bảng và điền thông tin thuận lợi hơn,.... nhưng lại có một số những bất cập như: Thao tác soạn thảo và bố cục đoạn văn bản không dễ dàng như trên word

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn 05 thủ thuật đơn giản và hữu dụng khi thiết kế biểu mẫu, báo cáo trên Excel

- Dấu chấm co giãn: Hỗ trợ thiết kế biểu mẫu điền thông tin trên Excel

- Căn giữa tiêu đề mà không cần Merge Cell

- Căn đều văn bản 2 bên

- Ghép ngày tháng

- Format tự động ngày tháng năm

Đào tạo Excel cho người đi làm và doanh nghiệp

{ĐT+Zalo} 038 696 1334

Xem chi tiết

Hướng dẫn Format hiển thị dấu chấm để tạo form biểu mẫu chuyên nghiệp trên Excel

 Thông thường nhiều biểu mẫu mang tính chất thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá... thì khi thiết kế trên Excel cần điền 1 loạt các dấu chấm đằng sau để điền thông tin khi in ra

Ví dụ như hình ảnh: Ô A7:D7 được merge lại thành 1 ô. Nhưng chỉ cần điền chữ Họ và tên, phần còn lại sẽ hiển thị 1 loạt dấu chấm mà không cần gõ tay các dấu chấm đó

HƯỚNG DẪN FORMAT HIỂN THỊ HÀNG LOẠT DẤU CHẤM TRONG Ô EXCEL

Bước 1: Nhập thông tin vào ô bất kỳ (Ví dụ: Họ và tên:)

Có thể kéo rộng ô đó ra hoặc Merge Cell cho nhiều ô (tùy theo bố cục của form biểu mẫu)

Bước 2: Vào Format Cell => Trong thẻ Number thì chọn Custom. Ở mục Type thì khai báo đoạn mã format sau: @*.

Và nhấn OK thì dấu chấm sẽ được hiển thị cho phần trống còn lại của ô, nếu kéo rộng ô đó ra thì dấu chấm tự động được hiển thị thêm. Và ngược lại nếu thu hẹp ô lại thì dấu chấm tự hiển thị bớt đi

Tương tự như vậy, nếu muốn hiển thị theo dạng nét liền thì khai báo đoạn mã format sau vào Custom: @*_

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Các công thức Excel tạo tên Thứ trong tuần

 Trong các biểu mẫu thường xuyên phải đưa thông tin về Thứ trong tuần để rõ thông tin hơn và biểu mẫu chuyên nghiệp hơn như: Bảng chấm công, bảng kế hoạch công việc,...

CHIA SẺ CÁC CÔNG THỨC EXCEL TẠO THỨ TRONG TUẦN

Thứ viết tắt (Ví dụ: Mon)

- Tiếng Anh: =TEXT(A1,"ddd") - Nếu giáo diện excel không phải Tiếng anh thì: =TEXT(TODAY(),"[$-en-GB]ddd")

- Tiếng Việt: =TEXT(A1,"[$-42A]ddd")

- Tiếng Hàn: =TEXT(A1,"[$-412]ddd")

- Tiếng Nhật: =TEXT(A1,"[$-411]ddd")

- Tiếng Trung: =TEXT(A1,"[$-804]ddd")

Thứ viết đầy đủ: (Ví dụ: Monday)

- Tiếng Anh: =TEXT(A1,"dddd") - Nếu giáo diện excel không phải Tiếng anh thì: =TEXT(TODAY(),"[$-en-GB]dddd")

- Tiếng Việt: =TEXT(A1,"[$-42A]dddd")

- Tiếng Hàn: =TEXT(A1,"[$-412]dddd")

- Tiếng Nhật: =TEXT(A1,"[$-411]dddd")

- Tiếng Trung: =TEXT(A1,"[$-804]dddd")

Thứ viết dạng kết hợp: (Ví dụ: Thứ 2)

=IF(WEEKDAY(A1)=1,"Chủ nhật","Thứ " & WEEKDAY(A1))

Tham khảo bảng danh sách các mã code ngôn ngữ. Cấu trúc [$-code]. Ví dụ: [$-040C] là Format cho Tiếng Pháp

Code Language

0436 Afrikaans

041C Albanian

045E Amharic

0401 Arabic

042B Armenian

044D Assamese

082C Azeri (Cyrillic)

042C Azeri (Latin)

042D Basque

0423 Belarusian

0445 Bengali

0402 Bulgarian

0403 Catalan

045C Cherokee

0804 Chinese (Simplified)

0404 Chinese (Traditional)

041A Croatian

0405 Czech

0406 Danish

0465 Dhivehi

0413 Dutch

0466 Edo

0C09 English (Australian)

1009 English (Canadian)

0809 English (U.K.)

0409 English (U.S.)

0425 Estonian

0438 Faeroese

0464 Filipino

040B Finnish

040C French

0C0C French (Canadian)

0462 Frisian

0467 Fulfulde

0456 Galician

0437 Georgian

0407 German

0C07 German (Austrian)

0807 German (Swiss)

0408 Greek

0447 Gujarati

0468 Hausa

0475 Hawaiian

040D Hebrew

0439 Hindi

040E Hungarian

0469 Ibibio

040F Icelandic

0470 Igbo

0421 Indonesian

045D Inuktitut

0410 Italian

0411 Japanese

044B Kannada

0471 Kanuri

0460 Kashmiri (Arabic)

043F Kazakh

0457 Konkani

0412 Korean

0440 Kyrgyz

0476 Latin

0426 Latvian

0427 Lithuanian

042F Macedonian FYROM

043E Malay

044C Malayalam

043A Maltese

0458 Manipuri

044E Marathi

0450 Mongolian

0461 Nepali

0414 Norwegian Bokmal

0814 Norwegian Nynorsk

0448 Oriya

0472 Oromo

0463 Pashto

0429 Persian

0415 Polish

0416 Portuguese (Brazil)

0816 Portuguese (Portugal)

0446 Punjabi

0418 Romanian

0419 Russian

044F Sanskrit

0C1A Serbian (Cyrillic)

081A Serbian (Latin)

0459 Sindhi

045B Sinhalese

041B Slovak

0424 Slovenian

0477 Somali

0C0A Spanish

0441 Swahili

041D Swedish

045A Syriac

0428 Tajik

045F Tamazight (Arabic)

085F Tamazight (Latin)

0449 Tamil

0444 Tatar

044A Telugu

041E Thai

0873 Tigrigna (Eritrea)

0473 Tigrigna (Ethiopia)

041F Turkish

0442 Turkmen

0422 Ukrainian

0420 Urdu

0843 Uzbek (Cyrillic)

0443 Uzbek (Latin)

042A Vietnamese

0478 Yi

043D Yiddish

046A Yoruba

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Hướng dẫn chèn thêm biểu tượng Symbol vào trong Format Cell

 Như đã biết thì trong Format Cell, Custom thì có thể chèn thêm văn bản vào trong Format mà không thay đổi bản chất giá trị. Trong đó, văn bản chèn vào định dạng phải đặt trong dấu nháy kép. 

Ví dụ: Format thêm chữ "đồng" sau con số thì khai báo: #,##0 "đồng"

Tuy nhiên trong nhiều trường hợp do nhu cầu hiển thị, người dùng muốn chèn thêm các biểu tượng symbol vào trong Format

HƯỚNG DẪN CÁCH CHÈN SYMBOL TRONG FORMAT CELL

Bước 1: Vào Insert => Symbol => Trong cửa sổ Symbol chọn 1 loại font dạng Unicode (ví dụ: Arial, Time New Roman) và tìm biểu tượng cần chèn

Ví dụ chọn biểu tượng hình trái tim và nhấn Insert

Bước 2: Biểu tượng hình trái tim sẽ xuất hiện trên ô Excel => Thực hiện bôi đen và copy (Ctrl+C) Symbol này. Và bôi đen vùng cần tạo Format => Vào Format Cell => Custom. 

Ở mục Type thì Paste (Ctrl+V) Symbol vào và đặt trong nháy kép và nhấn Ok

Ngoài ra có thể tùy chỉnh để Format đẹp hơn. Ví dụ chỉ những số >100 triệu thì mới có Format Icon này. Format Custom sẽ như sau:

[Magenta][>=100000000] "♥" #,##0;[<100000000] #,##0

Kết quả:

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Tùy chọn hiển thị giá trị bằng 0 trong Excel

Giá trị bằng 0 trong Excel được xuất hiện theo 2 tình huống:

1. Nhập liệu số 0 vào trong ô: Nhiều trường hợp yêu cầu nhập liệu các cột số (số lượng, đơn giá,...) thì không được bỏ trống và nếu không có phát sinh thì phải nhập số 0 vào

2. Công thức có kết quả trả về bằng 0

Khi đó người dùng thường phát sinh nhu cầu ẩn số 0 này đi nhưng ô đó vẫn mang giá trị =0

Cách 1: Thiết lập khai báo tùy chọn hiển thị số 0

Vào File => Options=> Advance => Tích bỏ mục Show a zero in cells that have zero value

Cách 2: Khai báo Format Cell cho vùng dữ liệu không muốn hiển thị giá trị 0

Bôi đen vùng dữ liệu và vào Format Cell (Ctrl+1). Trong thẻ Number chọn Custom và đưa dạng Format sau vào mục Type

- Đối với cột dữ liệu không cần dấu ngăn cách hàng ngàn: 0;-0;;@

- Đối với cột dữ liệu có cần dấu ngăn cách hàng ngàn: #,##0;-#,##0;;@

- Đối với cột dữ liệu có cần dấu ngăn cách hàng ngàn và phần thập phân: #,##0.00;-#,##0.00;;@

- Đối với cột dữ liệu là ngày tháng: dd/mm/yyyy;;;@

- Đối với cột dữ liệu là thời gian: hh:mm;;;@

Cách 3: Với trường hợp công thức trả về là số 0 thì lồng thêm hàm IF bên ngoài

Ví dụ công thức sau trả kết quả về là 0: =SUMIFS(C:C,A:A,">"&TODAY()) thì lồng thêm hàm IF sẽ thành

=IF(SUMIFS(C:C,A:A,">"&TODAY())=0,"",SUMIFS(C:C,A:A,">"&TODAY()))

Tuy nhiên, cách này sẽ gặp một số vấn đề như sau:

- Đối với trường hợp cột kết quả trả về là số thì những ô =0 sẽ được chuyển về là ="" sẽ không còn là kiểu số nữa => Tức không đồng nhất kiểu dữ liêu

- Khi lồng thêm hàm IF vào để xét =0 thì công thức phải tính toán lại 2 lần. Với công thức càng dài thì việc xét thêm hàm IF sẽ làm công thức càng dài thêm và càng chậm hơn

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Định dạng hiển thị thời gian lớn hơn 24 giờ trong Excel

 Trong nhiều tình huống nhập liệu giá trị thời gian nhưng cần thực hiện tính tổng như: Thời gian hoàn thành của từng công việc mất bao nhiêu giờ

Lúc này, nếu tổng thời gian >24h thì kết quả hiển thị sẽ không ra số giờ tổng như mong muốn.

Cách xử lý đơn giản như sau: Phép tính tổng vẫn thực hiện bình thường, chỉ cần thay đổi Format

Vào Format Cell => Trong thẻ Number chọn Custom và khai báo định dạng [hh]:mm hoặc [hh]:mm:ss (nếu sử dụng cả giây)

Ngoài ra, trường hợp nếu không muốn hiển thị dạng thời gian mà mong muốn lấy ra số giờ cụ thể thì chỉ cần lấy phép tính tổng *24 và Format ô kết quả về General

=SUM(B1:B4)*24

Khi đó, nếu có số phút lẻ thì số phút đó chính là phần thập phân của số giờ

Tương tự như vậy tính ra tổng số phút thì công thức là:

=SUM(B1:B4)*24*60

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Hướng dẫn xử lý hiển thị hàm VLOOKUP trả về kết quả là 0

 Hàm VLOOKUP là một trong những hàm phổ biến và được dùng nhiều nhất trong Excel. Nhưng khi sử dụng hàm VLOOKUP, nếu ô cần lấy ra ở bên dữ liệu nguồn mà để trống thì kết quả hàm VLOOKUP trả về là 0. Thậm trí, nếu cột kết quả mà là dạng ngày tháng Date mà format số 0 về dạng Short Date thì sẽ hiển thị là 00/01/1900 => trông sẽ rất xấu

Bài viết này sẽ HƯỚNG DẪN CÁCH XỬ LÝ HIỂN THỊ KẾT QUẢ HÀM VLOOKUP TRẢ VỀ LÀ 0

- Nếu kết quả lấy ra là Date thì thiết lập Format Cell => Custom là: dd/mm/yyyy;;;

- Nếu kết quả lấy ra là Text thì Format Cell => Custom là: ;;;@

- Nếu kết quả lấy ra là Time thì thiết lập Format Cell => Custom là: hh:mm;;; hoặc h:mm AM/PM;;;

- Nếu kết quả lấy ra là Date Time thì thiết lập Format Cell => Custom là: dd/mm/yyyy hh:mm;;;

- Nếu kết quả lấy ra là Number thì không cần thay đổi format cũng được. Vì kết quả lấy ra là 0 cũng là 1 con số rồi

Lưu ý: Các mẫu Format trên thì người dùng có thể tùy chỉnh thêm theo mong muốn

Videos hướng dẫn chi tiết các format hiển thị kết quả hàm Vlookup trả về là 0

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Định dạng nâng cao về số trong Excel - Format Number Custom

 Format Number được sử dụng rất nhiều trong định dạng số trong bảng tính. Về cơ bản thì thường sử dụng các định dạng như Accounting, Number, Currency,...Tuy nhiên, người dùng có thể tùy chỉnh nâng cao về Format Number trong Excel thông qua Format Cell Custom.

Videos dưới đây sẽ hướng dẫn các tạo 05 mẫu Format Custom Number có tính ứng dụng cao trong ứng dụng trình bày bảng tính, báo cáo, mẫu biểu,....

- Chèn văn bản text sau con số 

- Chèn văn bản text vào cả trước và sau con số

- Thêm đơn vị tiền tệ và căn đều 2 bên: Số tiền bên phải và đơn vị tiền tệ bên trái

- Thêm màu sắc cho định dạng số

- Tùy chỉnh kết hợp Format Number nâng cao

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết

Định dạng nâng cao về ngày tháng trong Excel - Format Date Custom

 Videos dưới đây sẽ hướng dẫn tạo 10 mẫu Format Date nâng cao về ngày tháng trong Excel gồm:

- Mẫu Format Date có chứa nội dung văn bản Text

- Các mẫu Format Date bằng tiếng Anh

- Các mẫu Format ngày tháng bằng tiếng Việt

- Mẫu kết hợp nhiều kiểu Format

Một số ứng dụng quan trọng khi khai thác Format:

1. Giúp giảm thiểu công thức ghép chuỗi: Với người dùng Excel cơ bản thì hay dùng các chuỗi Ngày, Tháng, Năm để ghép với các hàm Day, Month, Year để ra kết quả phục vụ cho trình bày báo cáo, mẫu biểu. Nhưng với cách làm Format thì chỉ cần khai báo trong Format Cell Custom

2. Giúp giữ nguyên bản chất dữ liệu vẫn là Date. Khi đó người dùng vẫn có thể lấy ô dữ liệu Date này để tiếp tục tính toán, làm công thức (nếu có)

3. Giúp bảng tính trông chuyên nghiệp hơn

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334

Xem chi tiết