Cách sử dụng và một số lưu ý về khi dùng Sort trong Excel

 Sort là tính năng phổ biến trong Excel được sử dụng để sắp xếp và xử lý dữ liệu. Bài viết này sẽ chia sẻ cách dùng sort ở 1 cột, nhiều cột và những lưu ý quan trọng.

SỬ DỤNG SORT ĐƠN GIẢN THEO NÚT FILTER

Khi người dùng tạo Filter thì tại các ô của dòng tiêu đề bảng dữ liệu sẽ có nút Filter => Khi bấm vào nút này sẽ có 3 lựa chọn gồm: 

- Sort A to Z: Tức sắp xếp bảng dữ liệu theo cột đó theo thứ tự tăng dần hoặc chữ cái Alphabet từ A-Z

- Sort Z to A: Tức sắp xếp bảng dữ liệu theo cột đó theo thứ tự giảm dần hoặc chữ cái Alphabet từ Z-A

- Sort by Color: Nếu cột dữ liệu đó có màu sắc thì sẽ sắp xếp theo màu sắc

SỬ DỤNG SORT SẮP XẾP THEO NHIỀU CỘT

Bôi đen bảng dữ liệu (gồm cả dòng tiêu đề) => Data => Sort 

Trong bảng Sort hiển thị thì người dùng chọn Column cần Sort và kiểu sắp xếp Order cho cột đó => sau đó nhấn Add Level thêm cột sắp xếp và khai báo tương tự

Nguyên tắc sắp xếp nhiều cột: Cột nào khai báo trước thì sắp xếp theo cột đó, nếu trùng thì sẽ sắp xếp theo cột thứ 2.

Ví dụ: Sort cột Tổng cộng được khai báo trước thì sẽ sắp xếp hết theo cột này. Nếu trong bảng dữ liệu có những giá trị tổng cộng bị trùng thì sẽ sắp xếp tiếp các giá trị này theo tiêu chí Vị Trí

NHỮNG LƯU Ý KHI DÙNG SORT

1. Trong bảng dữ liệu không được Merge Cell. 

Nếu có Merge Cell trong dữ liệu thì Sort sẽ báo lỗi

2. Không lấy lại được thứ tự gốc ban đầu khi đã lưu file

Bản chất Sort là sắp xếp lại dòng dữ liệu, tức các dòng dữ liệu bị đổi vị trí dòng khi Sort. Để an toàn thì người dùng nên tạo cột phụ đánh Số thứ tự. Cột Số thứ tự này là dạng giá trị (value - không dùng công thức)

Sau khi người dùng Sort, kiểm tra hoặc sửa lại thông tin và muốn trở lại trật tư ban đầu thì Sort lại theo cột Số thứ tự

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt Zalo} - 038 696 1334