Hướng dẫn kiểm tra và xử lý khi hàm thống kê trong Excel trả kết quả về 0

 Trong nhiều tình huống khi người dùng làm báo cáo sử dụng các hàm thống kê cơ bản, các hàm thống kê có điều kiện trong công thức thì kết quả trả về là 0. Bài viết sẽ chia sẻ các tình huống hay gặp và cách xử lý

Trường hợp 1: Cột dữ liệu thống kê là giá trị kiểu Text nên kết quả trả về là 0

Tình huống hay thường xuyên gặp đối với dữ liệu xuất ra từ phần mềm, từ ngân hàng gửi về hoặc từ máy chấm công. Khi đó các con số, ngày tháng, thời gian thường là giá trị kiểu text nên khi làm công thức thống kê thì kết quả trả về 0 hoặc sai.

Trường hợp này cần Convert sang kiểu giá trị chuẩn trước khi làm công thức:

- Hướng dẫn Convert con số dạng text sang kiểu Number chuẩn: TẠI ĐÂY

- Hướng dẫn Convert ngày tháng dạng text sang kiểu Date chuẩn: TẠI ĐÂY

Trường hợp 2: Kết quả trả về 0 là kết quả đúng

Trường hợp này chủ yếu xảy ra khi dùng các hàm thống kê có điều kiện. Và không có giá trị nào thỏa mãn điều kiện đưa ra thì kết quả trả về 0

Trường hợp này thì người dùng sẽ  thường kiểm tra bằng tính năng Filter của Excel:

- Nếu kết quả Filter không có dòng nào thỏa mãn điều kiện thì công thức đúng

- Nếu kết quả Filter có dòng kết quả thỏa mãn điều kiện thì kiểm tra lại các vấn đề như: Tham chiếu trong công thức đã đủ số dòng như dữ liệu chưa?, Các cột giá trị và cột điều kiện trong dữ liệu đã đúng kiểu giá trị chưa? Các dấu so sánh trong công thức đã đúng cấu trúc chưa?,...

Trường hợp 3: Do file có công thức vòng - Circular  Formula Reference

Trường hợp này cũng khá hay gặp khi dữ liệu không lỗi, công thức đúng hoàn toàn nhưng công thức lại trả về 0

Khắc phục lỗi công thức vòng theo hướng dẫn: TẠI ĐÂY

Trường hợp 4: Giá trị điều kiện trong dữ liệu và trong công thức không giống nhau

Trường hợp này xảy ra đối với các hàm thống kê có điều kiện khi người dùng đưa điều kiện vào trong công thức khác với trong dữ liệu. Đặc biệt là các giá trị nhìn bằng mắt thường thì giống nhau nhưng khi so sánh giữa ô với ô thì lại trả về FALSE (tức khác nhau): Nguyên nhân chủ yếu là khác nhau về kiểu chữ hoặc do có dấu cách thừa, sai chính tả,...

Tình huống này thì người dùng cần xử lý lại dữ liệu gốc trước khi đưa vào trong tính toán như: Dùng hàm TRIM để loại bỏ khoảng trống thừa, Dùng Replace (Ctrl+H) để thay thế ký tự cho đồng nhất, Sửa lại lỗi chính tả,....

Trường hợp 5: Các trường hợp khác

- Sai dấu  hoặc kiểu so sánh trong công thức. Ví dụ: <= thì gõ thành =<, <> thì gõ là #,...

- Dùng hàm không có trong phiên bản Office đang dùng và kết hợp hàm IFERROR bên ngoài. Ví dụ: Công thức  = IFERROR(MAXIFS(A:A,B:B,"X"),0) dùng cho Office 2010 thì không hỗ trợ hàm MAXIFS và kết quả sẽ trả về 0

- Trỏ sai cột. Ví dụ: Thống kê tổng số lượng với cột số lượng là ở cột B bên dữ liệu nguồn. Nhưng người dùng lại trỏ vào cột C

- Do sử dụng Merge Cell

- ....

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm & đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt Zalo} - 038 696 1334