16:17
Theo thói quen thì khi gặp một bài toán nào đó thì thường người dùng thường hay nghĩ đến việc là lập công thức tính toán luôn. Khi đó sẽ có phát sinh những rủi ro như:
- Dữ liệu nhập vào có những ô sai kiểu giá trị. Ví dụ: Một số ô trong cột số tiền là dữ liệu text, cột ngày tháng (Date) cũng là dạng text,... Nhiều người cho rằng Format lại là được => Nhưng hoàn toàn sai lầm. Format không thay đổi bản chất giá trị, Format chỉ là định dạng. Giả sử 1 ô giá trị nhập là text thì format lại ô đó vẫn là text. Hậu quả là: Kết quả tính toán bị sai, thiếu
- Cùng trong một cột: có những ô nhập tay, có những dùng công thức, hoặc công thức khác nhau giữa những ô trong một cột. Vấn đề này thường do người dùng copy paste hoặc can thiệp sửa tay trên cột phụ, dẫn đết kết quả tính tóa dựa vào cột phụ này sẽ không còn chính xác
- Dữ liệu đầu vào bị trộn ô - Merge Cell. Khi bị trộn ô thì dùng công thức hoặc Pivot Table sẽ bị thiếu kết quả ở những dòng trộn
....
Do vậy, việc xử lý hoặc làm sạch dữ liệu đầu vào là một công việc rất quan trọng trước khi làm báo cáo. Bài viết này chia sẻ một số thao tác xử lý dữ liệu đầu vào như sau:
DÙNG HÀM KIỂM TRA CÓ PHẢI LÀ TEXT HAY KHÔNG?
Dùng hàm ISTEXT, ISNUMBER ở cột phụ để kiểm tra thông tin cột dữ liệu. Ví dụ: A6 hiển thị là ngày tháng nhưng dùng hàm ISTEXT để kiểm tra thì ô đó là Text chứ không phải là ngày tháng
=> Kết quả là có thể filter tại cột phụ để lọc ra danh sách những ô cần xử lý
DÙNG HÀM KIỂM TRA CÓ CÔNG THỨC HAY CHỈ LÀ GIÁ TRỊ
Dùng hàm ISFORMULA ở cột phụ để kiểm tra cột có chứa công thức. Ví dụ: Cả cột B dùng công thức nhưng chỉ có ô B6 là nhập tay giá trị
Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334
0 Comment:
Đăng nhận xét