Hướng dẫn cách khôi phục File Excel bị lỗi Extension Format Not Valid

 Khi sử dụng Excel thì có thể xảy ra tình trạng rủi ro là File Excel bị hỏng cấu trúc Corrupted với thông báo như sau:

"Excel can not open this file. The file format or file extenstion is not valid. Verify that the file has not been corrupted and that the file extenstion matches the format of the file" 

Hoặc "Excel can not open the file "file name.xls.." because the file format or file extenstion is not valid. Verify that the file has not been corrupted and that the file extenstion matches the format of the file"

Ý nghĩa của thông báo lỗi này là: File bị lỗi cấu trúc hoặc đuôi file không đúng

NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH KHẮC PHỤC

Trường hợp 1: Do người dùng cố tình sửa trực tiếp đuôi file mà không thông qua Save As. Ví dụ File Excel đang là đuôi .xlsx, người dùng đổi tên lại file (rename) và sửa luôn đuôi file sang .xls thì khi mở lên sẽ xuát hiện thông báo lỗi này

Trường hợp 2: Do sự cố đang dùng file tắt đột ngột, mất điện,..rồi khi mở lại file lên thì gặp thông báo lỗi. Trường hợp này khi gặp phải thì sẽ rất rủi ro. Có thể là khôi phục được file nhưng sẽ bị mất phần dữ liệu gần nhất chưa được lưu, hoặc không thể khôi phục lại được dữ liệu của File. Cách khắc phục như sau:

- Cách 1 - Open and repair

   *** Bước 1: Mở 1 file Excel trắng rồi vào File => Open=> Brows đến file bị lỗi và chọn Open and Repair

    *** Bước 2: Tiếp theo sẽ xuất hiện cửa sổ hiển thị của Open and Repair thì chọn Repair và chờ file excel có mở lên được không. Nếu vẫn xuất hiện thông báo lỗi như ban đầu thì thử tiếp cách 2, 3 bên dưới

- Cách 2 - Tìm file đuôi .xlsb trong ổ C: Các bước thực hiện như sau

   *** Bước 1: Mở ổ C ra => Trong box tìm kiếm của thư mục gõ chữ .xlsb và nhấn Enter để chạy tìm kiếm

   *** Bước 2: Trong các file đuôi .xlsb ở danh sách kết quả trả về => Tìm theo tên file bị lỗi => Nếu tìm thấy thì copy file tìm được ra và mở file theo Cách 1 - Open and repair ở trên. Nếu không thấy thì đọc tiếp cách 3 dưới đây

- Cách 3 - Dùng phầm mềm khôi phục file bị hỏng như Stellar, Excel repair toolbox,...Các phần mềm này đa số chạy đều yêu cầu phải mua bản quyền (người dùng có thể mày mò bản crack trên mạng) hoặc qua 1 số website hỗ trợ khôi phục file excel có trả phí. Theo cách này thì tùy theo dung lượng và độ lớn của file excel mà phần mềm chạy khôi phục hết nhiều hay ít. Đa phần là chạy khá lâu. 

Một số trường hợp sử dụng cả 3 cách mà vẫn không khôi phục được file lỗi thì xác định file này hỏng và không thể cứu. Để hạn chế tối thiểu lỗi này thì xin chia sẻ một số lời khuyên như sau:

- Thường xuyên bấm Save hoặc Ctrl+S khi dùng Excel

- Thường xuyên copy file ra thư mục khác hoặc copy lên thư mục online (drive, dropbox, 1drive,...) để khi file bị hỏng không thể cứu chữa thì có thể lấy file gần nhất lưu trữ

- Nên dùng phần mềm Microsoft Office có bản quyền. Ví dụ Office 365 có cơ chế autosave rất tốt và rất hiếm xảy ra lỗi file hỏng đột ngột

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334