16:09
Nhiều trường hợp máy tính sử dụng mặc định hiển thị kiểu dữ liệu ngày là mm/dd/yyyy => tức là tháng đứng trước. Nếu người sử dụng không để ý đến định dạng này mà nhập liệu theo cấu trúc dd/mm/yyyy thì sẽ xảy ra tình trạng sai dữ liệu như:
- Ví dụ 1: 13/11/2021 => được hiểu là Text chứ ko phải là Date
- Ví dụ 2: 06/08/2021 => được hiểu là tháng 6 nhưng người dùng nhập liệu lại nghĩ là tháng 6
Những sai xót này dẫn đến tính toán, filter, lập báo cáo sẽ bị sai xót số liệu.
Để xử lý vấn đề này thì lời khuyên như sau:
1. Trong một doanh nghiệp, tổ chức mà đa số người dùng có thói quen nhập liệu ngày tháng theo kiểu nào thì sẽ thiết lập Control Panel cho toàn bộ các máy tính của công ty theo dạng hiển thị như vậy. Ví dụ: dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy hoặc yyyy-mm-dd
2. Theo quy định về mặt số liệu với công ty mẹ hoặc đồng bộ với phần mềm quản trị sẽ bắt buộc phải nhập liệu theo dạng format nào thì sẽ thiết lập kiểu đó cho toàn bộ máy tính trong công ty
3. Trường hợp khó kiểm soát việc thiết lập hiển thị của từng máy thì người dùng nên tạo thêm cột phụ dùng hàm Month để kiểm tra việc nhập xem có đúng tháng không. Hoặc hướng dẫn mọi người khi nhập liệu ngày tháng phải theo Control Panel hiển thị của máy tính đó
4. Cách thức nhập liệu ngày tháng Date đưa về dạng text => Tức khi nhập ngày tháng thì sẽ nhập dấu nháy đơn đằng trước để khi chuyển sang máy tính khác sẽ không bị sai hiển thị. Cách này thường sẽ phải dùng thêm các cột phụ để convert dữ liệu sang dạng ngày tháng chuẩn để phục vụ đính toán. Ví dụ như hàm DateValue, Date,...Nhưng cách này cũng có rủi ro là người dùng quên không đánh dấu nháy đơn đằng trước khi nhập ngày tháng
Hướng dẫn thiết lập hiển thị ngày tháng Date trong Control Panel
- Bước 1: Vào Control Panel chọn Change Date, Time and Number Format (hoặc Region) => Additional Settings
Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp
{Đt+Zalo} - 038 696 1334
0 Comment:
Đăng nhận xét