Hướng dẫn xử lý file Excel nặng chậm hoặc dung lượng tăng đột biến

 Một số nguyên nhân làm file Excel chạy chậm-mở ra chậm hoặc calculation chạy % rất lâu, nặng - dung lượng tăng đột biến

- Nhiều Format thừa

- Conditional formatting trùng lặp hoặc quá nhiều Conditional Formatting

- Validation thiết lập quá lớn

- Nhiều hình ảnh nặng

- Nhiều shape ẩn

- Có nhiều Name lỗi, Name rác

- Có nhiều link trong file bị lỗi

- File lưu ở đuôi .xls

- Công thức thừa

- Công thức chưa tối ưu

CÁCH KHẮC PHỤC

Trường hơp 1: Nhiều Format thừa => Chủ yếu do người dùng chọn quá nhiều màu, border khối dòng lớn, chọn cả dòng hoặc cả cột để định dạng

***Cách xử lý: Đặt con chuột ở dưới  điểm cuối có dữ liệu. Ví dụ dòng 100 là dòng cuối cùng có dữ liệu thì chọn cả dòng 101 và nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Mũi tên xuống dưới => Vào thẻ Home => Chọn Clear All. Thực hiện làm tương tự với cột.

Trường hợp 2: Conditional Formatting trùng lặp hoặc quá nhiều 

*** Cách xử lý: Vào thẻ Home => Conditional Formatting => Manage Rule => Kiểm tra Conditional Formatting tại từng sheet để xóa bớt hoặc chỉnh sửa

Trường hợp 3: Validition thiết lập cho số dòng quá lớn

*** Cách xử lý: Như trường hợp 1. Vì Clear All sẽ thực hiện xóa hết

Trường hợp 4: Nhiều hình ảnh nặng
*** Cách xử lý: Xóa bớt hình ảnh, hoặc giảm dung lượng của hình ảnh. Cách giảm dung lượng của hình ảnh như sau: Bấm chuột chọn hình ảnh trên file excel => Chọn Format (picture format) => Compress picture

Trường hợp 4: Nhiều Shape ẩn

*** Cách xử lý: đặt con chuột ở 1 sheet => Nhấn Ctrl G => Special => Object => OK => và nhấn phím Delete (trên bàn phím). Nếu khi nhấn OK mà hiện thông báo No object thì sheet đó không có => Làm tương tự với các sheet khác

Trường hợp 5: Có nhiều Name rác, Name lỗi

*** Cách xử lý: Vào Formula => Name Manager => Filter => Filter with error names => và thực hiện xóa các Name lỗi

Trường hợp 6: Có nhiều link liên kết bị lỗi trong file - Unknown

*** Cách xử lý: Vào Data => Edit link => Chọn Name lỗi => Break hoặc Update

Trường hợp 7: File lưu ở đuôi .xls

*** Cách xử lý: Save as file về đuôi .xlsx hoặc .xlsm (nếu có macro) hoặc .xlsb 

Trường hợp 8: Công thức thừa => Thường là do người dùng kéo công thức xuống dưới cho quá nhiều dòng thừa mà những dòng đó chưa có dữ liệu

*** Cách xử lý: Xóa bớt bớt công thức ở những khối dòng thừa

Trường hợp 9: Công thức chưa tối ưu

Trường hợp này sẽ phụ thuộc vào khả năng của người lập công thức và thiết kế file: Ví dụ như:

- Dùng nhiều công thức mảng thì chậm - thay thế bằng những hàm hậu tố ...IFS hoặc các hàm tối ưu

- Rút ngắn công thức  lồng ghép quá dài - thay thế bằng bảng danh mục nguồn, tìm kiếm tương đối

- Hoặc phải can thiệp bằng VBA, SQL trong Excel để thay thế công thức....

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334