ỨNG DỤNG DEFINE NAME TRONG QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ LẬP CÔNG THỨC EXCEL

 ỨNG DỤNG DEFINE NAME TRONG QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ LẬP CÔNG THỨC EXCEL 

Define Name (hay còn gọi tắt là Name) trong Excel giúp người dùng quản lý vùng (mảng dữ liệu) bằng tên do người dùng định nghĩa. 

Define Name có những lợi ích to lớn như sau:

- Thay địa chỉ ô, vùng nhàm chán trong công thức bằng 1 Name do người dùng tự đặt, giúp công thức trông chuyên nghiệp hơn, giảm thao tác khi chọn vùng dữ liệu

- Khi vùng dữ liệu được mở rộng thì không phải sửa lại công thức nữa, chỉ cần sửa Name 1 lần duy nhất, các công thức sử dụng Name sẽ tự động được cập nhật dữ liệu theo vùng dữ liệu mới

- Tăng khả năng tư duy quản trị dữ liệu của người dùng => Phân tách các vùng dữ liệu cho phù hợp với tiêu chí theo dõi và quản trị

Các bước đặt Define Name trong Excel:

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu

- Bước 2: Vào Formula => Name Manager => New

- Bước 3: Thực hiện khai báo Name:

+ Ở box Name: Nhập tên cần đặt

+ Ở Combox Scope: Chọn Workbook (Tức Name có tác dụng cho toàn bảng tính) hoặc tên sheet cụ thể (tức Name chỉ có tác dụng trong sheet đó)

+ Ở Box Comment: Nhập ghi chú cho Name

+ Ở Box Refer to: Chọn vùng dữ liệu mà Name tham chiếu tới. Mặc định là vùng dữ liệu bôi đen ở bước 1

Quy tắc đặt Define Name trong Excel:

- Đặt tên viết liền, không dấu

- Có ít nhất 4 ký tự là chữ cái. Không được đặt trùng với địa chỉ ô

- Nên vào thông qua cửa sổ Name Manager để xem đã đặt tên cho vùng dữ liệu đó chưa trước khi tạo Name mới

Đưa Define Name vào trong công thức Excel:

Giả sử bảng danh mục khách hàng được đặt Name là DMKH. Ở 1 báo cáo đã có mã khách hàng, muốn lấy thông tin khách hàng ra cột bên cạnh (ví dụ: Tên khách hàng ở cột số 2 của bảng thì công thức sẽ như sau:

=VLOOKUP(B2,DMKH,2,0)

Đồng thời, trong công thức khi nhập 1 phần ký tự của Name thì Excel sẽ gợi ý danh sách Name để người dùng lựa chọn. Tính năng này giúp người dùng không phải đưa con trỏ sang sheet dữ liệu nguồn để quét lại vùng dữ liệu cho công thức => Giúp lập công thức nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn

Liên hệ tư vấn khóa học Excel cho người đi làm hoặc đặt hàng đào tạo tại doanh nghiệp

{Đt+Zalo} - 038 696 1334